On raconte que la pièce qui recèle toutes vos archives est un tombeau baigné de poussière où somnole toute une ribambelle de dossiers et autres papiers datés de la création de votre entreprise.
Délaissés par l’administration et relégués au statut d’antiquités, vos archives sont tombées aux oubliettes. Qu’à cela-ne-tienne, vous les avez néanmoins conservées et cela est tout à votre honneur puisque l’archivage de documents d’entreprise est une obligation.
Que dit la loi à propos des délais et des modalités de conservation ?
Pourquoi devoir conserver tous vos documents ?
Il existe deux manières de conserver ses documents d’entreprise. D’une part, le traditionnel archivage papier, dans une pièce quelconque ou dans un garde-meuble pour professionnels et reculée de vos bureaux. De l’autre, la gestion électronique des documents (GED) permet d’automatiser la conservation de tous les papiers émis ou reçus.
En effet, un document archivé conserve sa valeur probatoire et votre entreprise doit pouvoir être capable de fournir un papier demandé, sous peine de litige.
S’il s’agit d’un côté de garder une trace de vos actions, la non-conservation d’un document peut valoir des sanctions à votre entreprise.
C’est par exemple le cas pour la conservation des documents fiscaux. En effet, l’article 1743 du Code général des impôts stipule qu’une amende est applicable en cas d’absence de tenue des documents à conserver ou de destruction de ceux-ci avant les délais prescrits.
Aussi, il est indispensable de ne pas jeter vos procès verbaux, rapports de gestion, bilans annuels ou même factures clients.
Si la gestion administrative n’est pas votre fort, vous pouvez faire appel à des experts qualifiés.
Quels sont les délais de conservation de vos archives ?
La durée de conservation de vos documents d’entreprise varie selon leur nature.
Documents civils et commerciaux
- Contrats ou conventions conclues dans le cadre d’une relation commerciale – 5 ans
- Garanties des biens/services fournis au consommateur – 2 ans
- Contrats conclus par voie électronique à partir de 120 euros – 10 après livraison de la prestation
- Document bancaire – 5 ans
- Contrat d’acquisition ou de cession de bien immobiliers et fonciers – 30 ans
- Document de transport des marchandises – 5 ans
- Police d’assurance – 2 ans après résiliation du contrat
- Déclaration à la douane – 3 ans
- Documents relatif à la propriété intellectuelle – 5 ans
- Dossier d’un avocat – 5 ans dès la fin du mandat
Pièces relatives à la compatibilité
- Livres et registres comptables – 10 ans à partir de la clôture de l’exercice
- Pièces justificatives – 10 ans à partir de la clôture de l’exercice
Documents fiscaux
6 ans de conservation sont requis pour les :
- Impôts sur le revenu et sur les sociétés
- Cotisations foncière des entreprises (CFE) et CVAE
- Taxes sur le CA (TVA, taxe sur les conventions d’assurance, etc)
- Impôts directs locaux
- Impôts sur les sociétés pour l’EIRL
- Bénéfices industriels et commerciaux (BIC) ainsi que non commerciaux (BNC) et bénéfices agricoles (BA)
Document sociaux
- Statut d’une société, d’un GIE, d’une association – 5 ans
- Comptes annuels – 10 dès la clôture de l’exercice
- Traité de fusion et tout autre acte lié au fonctionnement de la société – 5 ans
- Divers types de registres (nominatifs, mouvement de titres, ordres de mouvement, procès verbaux d’assemblées et conseil d’administration) – 5 ans après fin de leur utilisation
- Feuille de présence et pouvoirs, rapports du gérant ou du conseil, rapport des commissaires aux comptes – conserver les 3 derniers exercice de chaque
Pièces relatives à la gestion du personnel
- Bulletins de paie – 5 ans
- Registre du personnel – 5 ans à partir du départ d’un salarié
- Documents relatifs aux contrats de travail, salaire, primes, etc – 5 ans
- Documents relatifs aux taxes et charges sur les salaires – 3 ans
- Comptabilisation des jours de travail – 3 ans
- Comptabilisation des horaires de travail – 1 an
- Document émis par l’inspection du travail ou le CSE – 5 ans
- Déclaration d’accident du travail auprès de la CPAM – 5 ans
Source : Service-public.fr
Chez Spacebox, sachez que vos archives peuvent être conservées en toute sécurité dans des espaces sains, propres et surtout, secs. Et si vous sautiez le pas pour libérer un peu d’espace dans vos bureaux ?