Félicitations ! Votre entreprise évolue, votre équipe s’agrandit, vos objectifs changent, et vous vous apprêtez à migrer vers des locaux plus accueillants. 

Après avoir informé vos collaborateurs de cette décision, ce sont vos clients et vos partenaires qu’il faut tenir au courant. 

Comment bien communiquer lors de votre déménagement d’entreprise ? Voici toutes les clés pour faire passer le message en interne et en externe. 

Sollicitez vos collaborateurs

Votre déménagement est un projet collectif. C’est pourquoi vos salariés doivent être les premiers à savoir où, quand et pourquoi cette migration doit avoir lieu. Comment les préparer à ce nouveau départ ? 

Donnez un maximum de détails sur le déménagement 

Qui dit nouveaux locaux dit nouveau quotidien. Le trajet domicile-travail de vos collaborateurs va s’en retrouver impacter ainsi que leur organisation familiale. 

De ce fait, vous devez être en mesure de leur fournir toutes les informations nécessaires en avance : 

  • Les échéances de ce grand déménagement, à savoir les visites des locaux, la fête de départ, l’entrée dans les nouveaux locaux, etc. 
  • Leur rôle : rangement des matériels et effets personnels, stockage et organisation des cartons, etc.
  • La nouvelle adresse de votre entreprise (locaux définitifs ou temporaires)
  • La ou les raisons motivant ce nouveau départ. En effet, vous vous devez d’être transparents avec vos salariés puisqu’ils sont les piliers de votre activité. 

Pour être certain(e) que tous les collaborateurs sont au courant de l’événement, ne lésinez pas sur les mailings internes avec toutes les modalités du déménagement. 

Tenez vos salariés au courant 

Une fois les démarches administratives entamées, il vous incombe de rappeler à vos équipes que le déménagement est imminent. Aussi, il vous faudra les tenir au courant de son avancement au moyen de :

  • Mails récurrents comportant les détails et les dates clés du déménagement.
  • Post-it collés un peu partout dans vos locaux actuels. 
  • Notes officielles sur le panneau d’affichage de votre entreprise. 

De cette manière, vous pourrez même donner envie à vos collaborateurs de s’investir pleinement dans votre déménagement. Restez disponible et à l’écoute de leurs questions et requêtes tout au long du processus. 

Informez vos clients et vos partenaires

Seconde étape : informer vos partenaires, fournisseurs et clients afin de leur permettre de vous retrouver facilement. Pour ce faire, il vous faut trouver l’équilibre entre communication physique et communication digitale. 

La communication digitale

Votre communication digitale devra se dérouler en plusieurs étapes. 

Tout d’abord, communiquez votre déménagement par le biais de mailings à votre base de clients et prospects. 

Ensuite, actualisez votre page Google My Business ainsi que votre site internet. 

Gardez à l’esprit que vos nouvelles coordonnées doivent figurer partout sur vos supports de communication digitale et faire l’objet d’une publication sur Facebook, Instagram ou Twitter. 

La communication physique

Renforcez votre communication digitale via l’envoi de courriers papiers. 

Ces derniers doivent reprendre les faits essentiels de votre déménagement d’entreprise, votre nouvelle adresse et les avantages notables de vos nouveaux locaux (espace, accueil, lumière, etc).

Vous pouvez soutenir cette campagne de courrier en proposant de nouvelles cartes de visite et des flyers stipulant votre changement d’adresse. 

Enfin, il vous faudra communiquer votre déménagement auprès de la presse locale, surtout si votre entreprise est connue dans la région. 

Pour vous assurer un déménagement d’entreprise serein et assurer une transition sans fausse note, Spacebox vous propose de stocker vos matériels professionnels dans ses espaces sécurisés et télésurveillés.

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