Le déménagement d’une entreprise est une source de stress pour un chef d’entreprise. Il doit gérer le déplacement des bureaux, mais également l’aménagement des nouveaux locaux. Un événement qui doit se préparer et s’organiser des mois à l’avance. Attention à ne pas négliger les démarches administratives lors de ce déménagement, et de faire en sorte qu’il se passe dans les meilleures conditions, sans affecter l’activité de l’entreprise. Ainsi, la location d’un espace de stockage pour professionnels peut s’avérer intéressant dans le transit d’un bureau à un autre.
Officialiser le changement des bureaux de votre entreprise
Lorsque l’on réalise un déménagement de siège social, il est important de préparer au mieux certaines démarches administratives.
Après avoir pris la décision de changer d’adresse de siège sociale et l’avoir publié dans un journal d’annonces légales (JAL), vous pouvez procéder à la mise à jour de votre extrait Kbis.
Vous pouvez déposer votre déclaration de changement d’adresse auprès du Centre de Formalité des Entreprises (CFE) ou après du greffe du tribunal de commerce dont le nouveau siège social dépend. Pour cela, il vous faut déposer un dossier comprennent plusieurs documents.
Résilier ou transférer les contrats avec vos prestataires
Il est important que vous fassiez le bilan sur les contrats que vous souhaitez résilier ou transférer dans votre nouvel établissement. Il est conseillé de transférer simplement les contacts en cours afin d’éviter de souscrire de nouveau aux mêmes prestataires.
Ces formalités sont à prendre en compte pour la fourniture d’énergie et d’eau, les contrats d’assurance et les lignes téléphoniques. Nous vous recommandons également de mettre en place une redirection de courrier auprès de la Poste.
Prévenir vos partenaires du changement de locaux de l’entreprise
Publier votre avis de transfert de siège social dans un journal d’annonces légales vous permet aussi de prévenir vos partenaires. En effet, cet avis est public, ce qui permet à toute personne de prendre connaissance du déménagement de l’entreprise.
Cependant, cela ne suffit pas. Pour s’assurer que tous vos partenaires soient au courant de votre changement d’adresse, vous pouvez leur adresser un courrier ou un e-mail, en indiquant la nouvelle adresse de vos locaux. Bien communiquer sur votre déménagement est la clé !
De plus, veillez aussi à signaler votre déménagement à l’administration fiscale pour la contribution foncière des entreprises (CFE).
Mettre à jour ses supports de communication et ses documents administratifs
Vous devez penser à remplacer votre ancienne adresse par la nouvelle sur tous vos supports de communication et vos documents administratifs.
Ceci concerne essentiellement les mentions légales du site internet, mais aussi les supports de communication ou les documents commerciaux, tels que les flyers, plaquettes, cartes de visites… Le client doit aussi être informé de ce changement d’adresse.
De plus, il ne faut pas oublier de changer les mentions qui figurent sur les documents administratifs, comme les devis, fiches de paie, factures… De même pour les cartes grises des véhicules de vos employés, s’ils en possèdent.
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